ডিলারশিপ ব্যবসার হিসাব রাখার নিয়ম: স্টক, বাকি, কালেকশন ও লাভের গাইড

ডিলারশিপ ব্যবসায় টাকা ও পণ্য একই সঙ্গে অনেক জায়গায় চলাচল করে। Company থেকে warehouse-এ পণ্য আসে, sales representative দোকান থেকে order নেন, delivery team retailer-এর কাছে মাল পৌঁছে দেয় এবং পরে নগদ বা বাকির টাকা collection হয়। এর মধ্যে scheme, bonus product, sales return, damage claim, transport cost ও staff expense-ও থাকে।

একটি entry বাদ পড়লে শুধু cash নয়, stock, retailer balance এবং company ledger, সব জায়গায় difference তৈরি হতে পারে। তাই ডিলারশিপ ব্যবসার হিসাব রাখার নিয়ম হলো purchase থেকে delivery এবং sale থেকে collection পর্যন্ত প্রতিটি ধাপ reference numberসহ record করা। এর পাশাপাশি warehouse stock, field collection, company payable, incentive ও operating expense আলাদা রাখতে হয়।

ব্যবসার হিসাবের প্রাথমিক ধারণা জানতে আগে ব্যবসার হিসাব কীভাবে রাখবেন, ছোট ব্যবসার জন্য সম্পূর্ণ গাইড পড়তে পারেন। এই guide-এ আমরা dealership ও distribution business-এর নির্দিষ্ট workflow নিয়ে আলোচনা করব।

ডিলারশিপ ব্যবসার হিসাব কেন জটিল হয়?

একটি সাধারণ retail sale-এ customer পণ্য নেন এবং টাকা দেন। Dealership model-এ order, delivery, invoice ও collection আলাদা দিনে হতে পারে। পণ্য central warehouse, sub-store বা delivery vehicle-এ থাকতে পারে। Retailer আংশিক payment দিতে পারেন, আবার company মাস শেষে target incentive বা credit note দিতে পারে।

হিসাবকে জটিল করে এমন কয়েকটি বিষয় হলো:

• company invoice ও বাস্তবে পাওয়া পণ্যের quantity আলাদা হতে পারে

• carton, case, dozen, packet ও piece-এর unit conversion থাকে

• retailer-কে credit limit-এর মধ্যে বাকিতে পণ্য দেওয়া হয়

• SR বা collection staff field থেকে টাকা আনেন

• warehouse থেকে delivery vehicle-এ stock transfer হয়

• scheme বা bonus হিসেবে free quantity পাওয়া বা দেওয়া হতে পারে

• damage, expiry, shortage ও sales return-এর claim থাকে

• target incentive, rebate, commission বা credit note পরে adjust হয়

• delivery, fuel, loading, salary, rent ও market expense আলাদা হয়

এই কারণে শুধু total purchase ও total sales লিখে dealership-এর প্রকৃত অবস্থা বোঝা যায় না।

শুরুতে opening position লিখুন

নতুন হিসাব শুরু করার দিন অন্তত নিচের তথ্য record করুন:

• office ও warehouse-এর cash

• bank ও mobile wallet balance

• company বা principal-এর security deposit, থাকলে

• company বা supplier-কে কত payable আছে

• retailer ও business customer-এর কাছে কত receivable আছে

• SR বা staff-এর হাতে collection cash কত আছে

• warehouse, branch ও delivery vehicle-এ product-wise stock

• damage, expiry, returnable ও claim-pending stock

• company থেকে পাওয়ার মতো incentive, rebate বা credit note

• owner capital ও loan balance, থাকলে

Security deposit-কে সাধারণ expense হিসেবে লিখবেন না। এটি agreement অনুযায়ী ফেরতযোগ্য হলে আলাদা asset record হিসেবে রাখুন। একইভাবে pending incentive হাতে cash না আসা পর্যন্ত আলাদা receivable বা claim হিসেবে track করুন।

কোন কোন ledger ও register দরকার?

হিসাব

কী record করবেন

কখন update করবেন

Company বা supplier ledger

invoice, payment, return, debit-credit note, balance

প্রতিটি company transaction-এ

Purchase ও goods received

product, batch, unit, ordered, received, rate, bonus

পণ্য পাওয়ার সময়

Retailer sales

order, challan, invoice, discount, due date

delivery বা invoice-এর সময়

Retailer ledger

credit sale, payment, return, current balance

প্রতিটি retailer transaction-এ

Collection register

retailer, invoice, amount, method, collector

payment collection-এর সময়

Stock register

warehouse, vehicle, transfer, sale, return, damage

প্রতিটি movement-এর সময়

Scheme ও incentive

offer, target, earned amount, credit note, settlement

event ও settlement অনুযায়ী

Expense register

delivery, fuel, loading, salary, rent, market expense

খরচ হওয়ার সঙ্গে সঙ্গে

Cash ও bank

cash in, cash out, deposit, transfer, closing

প্রতিদিন

প্রতিটি invoice, challan, receipt ও claim-এর আলাদা reference number রাখুন। এতে retailer, company ও staff-এর সঙ্গে reconciliation সহজ হয়।

Company থেকে পণ্য আসার হিসাব

Purchase order, invoice ও received quantity মিলান

Company invoice হাতে পেলেই purchase final ধরে নেবেন না। Warehouse-এ বাস্তবে কত পণ্য এসেছে, তা গুনে বা scan করে মিলিয়ে নিন। একটি goods received note বা receiving record-এ রাখুন:

• company invoice number ও date

• product ও batch

• invoice quantity

• received quantity

• shortage বা excess

• damaged quantity

• regular quantity ও bonus quantity

• purchase rate, discount ও tax, যেখানে প্রযোজ্য

• transport বা unloading cost

Difference থাকলে delivery person-এর সামনে note করুন এবং company-কে claim বা correction request দিন। পরে adjustment না হওয়া পর্যন্ত claim-pending list-এ রাখুন।

Bonus product ও scheme আলাদা record করুন

ধরুন ১০০ carton কিনলে company ৫ carton free দিয়েছে। Stock-এ মোট ১০৫ carton ঢুকবে। Free quantity record না করলে physical stock বেশি দেখাবে। Effective cost বুঝতে paid cost ও direct purchase cost মোট available unit-এর ওপর ভাগ করুন।

উদাহরণ:

100 carton-এর invoice cost = ৳১,০০,০০০
Transport ও unloading = ৳৫,০০০
Bonus = ৫ carton
Total available = ১০৫ carton

Effective average cost = ৳১,০৫,০০০ ÷ ১০৫ = প্রতি carton ৳১,০০০

Company agreement ও accounting policy অনুযায়ী bonus বা rebate product cost কমাতে পারে বা আলাদা income হিসেবে ধরা হতে পারে। একই সুবিধা দুই জায়গায় দেখিয়ে profit দ্বিগুণ করবেন না।

Retailer order, delivery ও sales হিসাব

Order নেওয়া মানেই sale সম্পন্ন নয়। Order, delivery challan ও sales invoice-এর status আলাদা রাখুন। Retailer ২০ carton order করলেও ১৮ carton delivery হলে invoice ও stock ১৮ carton অনুযায়ী update করতে হবে।

প্রতিটি sale-এ লিখুন:

• retailer name ও route বা territory

• order number

• delivery challan number

• invoice number ও date

• product, batch, unit ও quantity

• regular price, scheme, discount ও net amount

• cash বা credit sale

• due date

• sales representative ও delivery reference

Product retailer-এর কাছে পৌঁছানোর confirmation রাখুন। Short delivery, refused item বা delivery return হলে same day record করুন।

Retailer-এর বাকির হিসাব যেভাবে রাখবেন

Dealership business-এ reported sales ভালো হলেও receivable বেড়ে গেলে cash shortage তৈরি হতে পারে। তাই প্রতিটি retailer-এর আলাদা ledger এবং agreed credit limit দরকার।

Ledger-এ রাখুন:

• invoice-wise credit sale

• due date

• previous balance

• payment received

• sales return বা credit note

• current outstanding

• overdue days

Receivable aging list useful হতে পারে:

• ০ থেকে ৭ দিন

• ৮ থেকে ১৫ দিন

• ১৬ থেকে ৩০ দিন

• ৩০ দিনের বেশি

Business-এর credit policy অনুযায়ী range পরিবর্তন করতে পারেন। পুরোনো overdue balance review না করে নতুন credit sale অনুমোদন করবেন না। Customer payment পেলে invoice referenceসহ receipt দিন এবং ledger update করুন।

SR বা field collection-এর হিসাব

Retailer টাকা দিয়েছেন মানেই office cash বেড়েছে, এমন নয়। SR বা collector-এর হাতে টাকা থাকতে পারে। তাই collection-এর তিনটি stage আলাদা রাখুন:

1. Retailer payment recorded

2. Collector cash-in-hand recorded

3. Office cash বা bank deposit confirmed

প্রতিটি collection entry-তে retailer, invoice, amount, payment method, collector, receipt number এবং collection time লিখুন। Staff office-এ cash জমা দিলে handover বা deposit reference দিন।

Daily sales এবং cash received যে এক বিষয় নয়, সেটি বিস্তারিতভাবে বুঝতে দৈনিক বিক্রি ও খরচের হিসাব কীভাবে রাখবেন article-টি সহায়ক হবে।

দিন শেষে staff-wise collection summary তৈরি করুন:

Staff

Retailer থেকে collection

Office-এ cash জমা

Bank বা wallet deposit

Cash in hand

SR A

৳৮০,০০০

৳৬০,০০০

৳১৫,০০০

৳৫,০০০

SR B

৳৫০,০০০

৳৫০,০০০

৳০

৳০

পরের দিন carry forward হওয়া cash-in-hand আলাদা approval ও explanationসহ রাখুন।

Warehouse, branch ও vehicle stock নিয়ন্ত্রণ

Stock শুধু মোট quantity হিসেবে দেখলে চলবে না। কোন location-এ কত আছে, তা জানতে হবে। Warehouse থেকে delivery vehicle-এ ৫০ carton দিলে central stock কমবে এবং vehicle stock বাড়বে। Retailer-কে ৪২ carton delivery হলে vehicle stock কমবে। বাকি ৮ carton ফেরত এলে warehouse-এ transfer back করতে হবে।

Location-wise stock formula:

Opening Stock + Purchase + Transfer In + Sales Return + Bonus - Sales - Transfer Out - Purchase Return - Damage - Expiry - Shortage = Closing Stock

Product master-এ রাখুন:

• brand ও product name

• SKU বা item code

• carton-to-piece conversion

• batch ও expiry, যেখানে দরকার

• purchase rate ও sales rate

• warehouse বা location

• reorder level

Fast-moving item daily এবং high-value stock নিয়মিত physical count করুন। Full warehouse count মাসে অন্তত একবার করুন। Vehicle stock route শেষে প্রতিদিন মিলানো ভালো।

Sales return, damage, expiry ও company claim

Retailer থেকে return এলে sale cancel হয়েছে কি না, product saleable কি না এবং company claim করা যাবে কি না, আলাদা status দিন। সব returned item সরাসরি normal stock-এ ফেরত দেবেন না।

Return record-এ লিখুন:

• original invoice

• retailer

• product, batch ও quantity

• return reason

• saleable, damaged বা expired status

• retailer credit note বা balance adjustment

• company claim reference

• final settlement date

Company claim approve করলে credit note, replacement stock বা cash adjustment যেভাবে হয়েছে, সেভাবে ledger update করুন। Claim submit করেই income ধরে নেবেন না। Pending ও approved claim আলাদা রাখুন।

Company ledger ও মাসিক reconciliation

Company ledger-এ শুধু purchase ও payment নয়, আরও কয়েকটি বিষয় থাকে:

• opening payable বা advance

• invoice-wise purchase

• payment ও bank reference

• purchase return

• shortage বা damage claim

• debit note ও credit note

• scheme, rebate, commission বা target incentive

• withholding বা অন্যান্য adjustment, যেখানে প্রযোজ্য

• closing balance

মাস শেষে company statement-এর সঙ্গে নিজের ledger মিলান। Difference থাকলে invoice, payment, return, claim ও credit note ধরে ধরে খুঁজুন। Bank transfer হয়েছে কিন্তু company ledger-এ adjust হয়নি, এমন payment-এর proof আলাদা রাখুন।

Daily cash ও bank closing

Office cash-এর formula:

Opening Cash + Cash Sales + Staff Collection Deposited + Other Cash In - Cash Purchase - Company Payment - Operating Expense - Refund - Bank Deposit = Expected Closing Cash

Cash, bank, mobile wallet এবং collector cash-in-hand আলাদা account হিসেবে মিলান। একটি account থেকে অন্য account-এ transfer হলে সেটিকে income বা expense না ধরে fund transfer হিসেবে record করুন।

উদাহরণ:

বিবরণ

টাকা

Opening office cash

৳৫০,০০০

Cash sales

+৳৭০,০০০

Staff cash deposit

+৳১,২০,০০০

Company payment

-৳১,৫০,০০০

Delivery ও office expense

-৳২৫,০০০

Bank deposit

-৳৪০,০০০

Expected closing cash

৳২৫,০০০

Bank deposit cash কমায়, কিন্তু business expense নয়। Bank balance একই পরিমাণ বাড়বে।

ডিলারশিপ ব্যবসার লাভ হিসাব করবেন যেভাবে

Sales, collection ও profit এক বিষয় নয়। Credit sale হলে sales তৈরি হয় কিন্তু cash পরে আসে। আবার পুরোনো receivable collection হলে cash আসে, কিন্তু নতুন sales হয় না।

Net Sales = Gross Sales - Sales Return - Sales Discount

Cost of Goods Sold = Opening Inventory + Purchases + Direct Purchase Costs - Closing Inventory

Gross Profit = Net Sales - Cost of Goods Sold

Net Profit = Gross Profit + Eligible Commission or Incentive Income - Operating Expenses - Unrecoverable Losses

উদাহরণ:

বিবরণ

টাকা

Gross sales

৳১৮,০০,০০০

Sales return ও discount

-৳৮০,০০০

Net sales

৳১৭,২০,০০০

Opening inventory

৳৭,০০,০০০

Purchase ও direct purchase cost

+৳১৪,৪০,০০০

Closing inventory

-৳৭,৪০,০০০

Cost of goods sold

৳১৪,০০,০০০

Gross profit

৳৩,২০,০০০

Approved commission বা incentive

+৳৪০,০০০

Delivery, salary, fuel, rent ও অন্যান্য expense

-৳২,৩০,০০০

আনুমানিক net profit

৳১,৩০,০০০

Company scheme product cost-এর মধ্যে adjust করা থাকলে একই scheme আবার incentive income হিসেবে যোগ করবেন না। Approved ও measurable amount-ই report-এ নিন। Unapproved target estimate profit হিসেবে দেখানো উচিত নয়।

প্রতিদিন, প্রতি সপ্তাহ ও প্রতি মাসে কী দেখবেন?

প্রতিদিন

• goods received, sales invoice, delivery return ও expense entry

• retailer collection ও staff cash handover

• warehouse ও vehicle stock movement

• office cash, bank, wallet ও collector cash-in-hand

• unconfirmed delivery বা shortage

প্রতি সপ্তাহ

• overdue retailer balance ও credit limit

• fast-moving, low-stock ও slow-moving product

• vehicle stock ও damage stock

• pending company claim

• upcoming company payment

• SR-wise sales, collection ও unsettled cash

প্রতি মাস

• company statement reconciliation

• retailer receivable aging

• net sales, cost of goods sold, gross ও net profit

• scheme, incentive ও credit note settlement

• warehouse physical stock

• route, product বা territory-wise sales performance

• delivery, fuel, salary ও market expense trend

Khata, Excel নাকি business app?

পদ্ধতি

কখন ব্যবহারযোগ্য

প্রধান সীমাবদ্ধতা

কাগজের খাতা

খুব ছোট dealership ও অল্প retailer

Invoice, collection, stock location ও claim মিলানো কঠিন

Excel বা Sheets

মাঝারি transaction ও skilled operator থাকলে

বহু sheet, formula, access control ও backup সামলাতে হয়

Business app

transaction, party, stock, staff ও report একসঙ্গে দরকার হলে

opening data ও workflow discipline ঠিকভাবে setup করতে হয়

Karbar App-এর website অনুযায়ী sales, purchase, expense, customer ও supplier party, inventory, business report এবং multi-staff access পরিচালনার সুবিধা রয়েছে। বিস্তারিত Karbar App-এর ফিচার section থেকে দেখা যায়। ব্যবহার শেখার জন্য Karbar App টিউটোরিয়াল এবং সাধারণ প্রশ্নের জন্য Karbar App FAQ রয়েছে।

ডিলারশিপ হিসাবের সাধারণ ভুল

• Order নেওয়াকেই final sale ধরে নেওয়া

• Company invoice ও received quantity না মেলানো

• Bonus stock entry না করা

• Carton ও piece conversion ভুল রাখা

• Retailer collection-কে office cash ধরে নেওয়া

• SR cash-in-hand আলাদা না রাখা

• Warehouse ও vehicle transfer record না করা

• Return item সরাসরি saleable stock-এ যোগ করা

• Pending claim-কে approved income ধরা

• Scheme benefit দুইবার profit-এ দেখানো

• Bank deposit-কে expense ধরা

• শুধু sales দেখে cash flow ও profit ভালো ভাবা

দিনের শেষে ২০ মিনিটের closing routine

প্রথম ৫ মিনিটে সব goods received, invoice, return ও expense entry দেখুন। পরের ৫ মিনিটে SR-wise collection, receipt এবং cash handover মিলান। এরপর ৪ মিনিটে warehouse ও vehicle stock movement review করুন। পরের ৩ মিনিটে cash, bank, wallet ও staff cash-in-hand balance দেখুন। শেষ ৩ মিনিটে unconfirmed delivery, shortage, pending claim বা overdue retailer note করুন।

এই routine নিয়মিত হলে missing collection, unrecorded return ও stock difference দ্রুত ধরা পড়ে। Management-ও পরের দিনের delivery, collection ও company payment plan করতে পারে।

Karbar App দিয়ে ডিলারশিপ হিসাব গুছিয়ে রাখুন

Dealership business-এ company, retailer, staff, stock ও cash একই transaction chain-এর অংশ। এক জায়গায় party ledger, transaction, inventory ও report থাকলে কার কাছে কত টাকা পাওনা, company-কে কত দিতে হবে এবং কোন stock কোথায় আছে, তা বুঝতে সুবিধা হয়।

Karbar App mobile ও web থেকে ব্যবহার করা যায়। শুরুতে company ও retailer party, opening balance, product unit, warehouse stock এবং staff access ঠিকভাবে setup করুন। তারপর goods received থেকে collection পর্যন্ত প্রতিটি transaction সময়মতো record করুন।

শেষ কথা

ডিলারশিপ ব্যবসার হিসাব রাখার মূল নিয়ম হলো purchase, stock, sale, delivery এবং collection-এর মধ্যে পরিষ্কার link রাখা। Company invoice-এর সঙ্গে received stock মিলান। Retailer-এর invoice-wise balance রাখুন। SR collection office-এ জমা না হওয়া পর্যন্ত cash-in-hand হিসেবে track করুন। Scheme, bonus, return, claim ও credit note আলাদা record করুন।

প্রতিদিন cash ও stock movement, সপ্তাহে retailer due ও claim এবং মাসে company ledger ও profit-loss review করলে business-এর প্রকৃত অবস্থা পরিষ্কার থাকে। তখন সিদ্ধান্ত অনুমান থেকে নয়, verified হিসাব থেকে নেওয়া যায়।

সাধারণ জিজ্ঞাসা

ডিলারশিপ ব্যবসার হিসাব কীভাবে শুরু করব?

Office ও warehouse cash, bank balance, company payable, retailer receivable, staff cash-in-hand, location-wise stock, pending claim এবং incentive receivable দিয়ে opening record তৈরি করুন। এরপর প্রতিটি purchase, delivery, sale, collection, return ও expense referenceসহ record করুন।

ডিলারশিপে কোন কোন হিসাব আলাদা রাখা দরকার?

Company ledger, purchase, retailer sales, retailer ledger, collection register, warehouse ও vehicle stock, scheme-incentive, return-claim, expense এবং cash-bank হিসাব আলাদা রাখা দরকার।

Retailer-এর বাকির হিসাব কীভাবে নিয়ন্ত্রণ করব?

প্রতিটি retailer-এর invoice-wise ledger, credit limit, due date ও aging রাখুন। Payment পেলে receipt numberসহ update করুন এবং overdue balance review না করে নতুন credit sale approve করবেন না।

SR-এর collection হিসাব কীভাবে রাখব?

Retailer payment, collector cash-in-hand এবং office বা bank deposit, এই তিনটি stage আলাদা record করুন। Retailer, invoice, amount, payment method, receipt ও collector reference রাখা উচিত।

Bonus product-এর হিসাব কীভাবে করব?

Bonus quantity stock-এ আলাদাভাবে যোগ করুন। Paid product cost ও direct purchase cost মোট available quantity-এর ওপর ভাগ করে effective average cost বের করতে পারেন। একই bonus-কে product cost reduction এবং income, দুইভাবে একসঙ্গে দেখাবেন না।

ডিলারশিপ ব্যবসার লাভ কীভাবে হিসাব করব?

Gross sales থেকে return ও discount বাদ দিয়ে net sales বের করুন। Opening stock, purchase, direct purchase cost ও closing stock থেকে cost of goods sold হিসাব করুন। Net sales থেকে এই cost ও operating expense বাদ দিন এবং policy অনুযায়ী approved incentive বা commission একবার যোগ করুন।